CARGO HANDLINGILLE AEO-VALTUUTUS

Kouvola Cargo Handling Oy sai elokuussa 2025 Tullilta AEO-valtuutuksen. AEO-ohjelman tavoitteena on edistää kansainvälisten toimitusketjujen turvallisuutta. AEO-toimijana Cargo Handling Groupille tulee sekä velvollisuuksia että etuja. Yritys tekee mm. tullausten omavalvontaa ja jatkuvaa riskienhallintaa ja raportoi niistä Tullille. Yrityksen tilat ja tietojärjestelmät pitää olla turvalliset eikä ulkopuolisilla saa olla pääsyä varastoihin tai kuljetus- ja tulliasiakirjoihin. Etuna AEO-toimija saa Tullin luottamuksen, joka näkyy mm. tullitarkastusten vähäisempänä määränä.

TUTTU PROJEKTIPORUKKA SELVITTÄMÄÄN AEO:N VAATIMUKSIA

AEO-valtuutus pitää sisällään suuren määrän vaatimuksia, jotka yrityksen tulee täyttää ennen valtuutuksen myöntämistä. Cargo Handling Groupin Ritva Ijäs lähti rakentamaan Cargolle AEO-ohjelmaa tutulla porukalla yhdessä Riikka Häyrysen ja Kari Miettisen kanssa. Ritvalla ja Riikalla on pitkä kokemus huolinta-alalta ja Kari taas vastaa varastojen käytännön toiminnasta sekä turvallisuusasioista Cargon varastoilla. Samat henkilöt ovat olleet mukana myös ISO 9001 laatujärjestelmätyössä ja heille mm. dokumentointi, riskienhallinta ja turvallisuusasioiden jatkuva parantaminen oli tuttua hommaa.

AEO:SSA PAINOPISTE TOIMITUSKETJUN TURVALLISUUDESSA

AEO pyrkii lisäämään toimitusketjun turvallisuutta. Esimerkiksi toimitilojen tulee olla suojattuja niin, etteivät asiattomat pääse varastoihin tai toimistoihin itsekseen. Vierailijat liikkuvat tiloissa yrityksen yhteyshenkilön kanssa vierailijakäytäntöä noudattaen. IT-ympäristön ja järjestelmien tulee olla dokumentoituja, turvallisia ja luotettavia. Tiedon hallintaan, asiakirjojen säilytykseen ja hävittämiseen on omat vaatimuksensa. Työntekijöiden ja sopimuskumppaneiden taustat pitää selvittää. Mahdollisten alihankkijoiden tulee noudattaa AEO:n vaatimuksia samalla tavalla kuin yrityksen omien työntekijöiden. 

TOIMITILAT VALMIIKSI AEO-VAATIMUSTEN MUKAISET

Cargo Handling Groupin varastot sekä toimisto Kouvolassa on kaikki rakennettu viimeisen 15 vuoden aikana, joten toimitilaturvallisuuteen liittyvät asiat olivat jo valmiiksi hyvällä tolalla. Tiloissa on moderni kameravalvontajärjestelmä sekä aidatut ja vartioidut piha-alueet. Vierailijoiden kulku Cargon terminaalialueella on ollut helppoa rajata niin, ettei asiattomilla ole pääsyä varastoon tai toimistoon, jossa asiakirjoja käsitellään. Kuljettajat kulkevat ulkokautta omalle lastausrampillensa ja noutavat asiakirjansa toimiston asiointipisteeltä. Toimistoon sisälle tulevat vierailijat dokumentoidaan ja he liikkuvat aina Cargon yhteyshenkilön kanssa.

RISKIENHALLINTA PITÄÄ MIETTIÄ LAAJEMMIN

Riskienhallinta on ollut Cargolla yhtenä kohtana johdon palavereissa, mutta AEO toi mukanaan vielä uuden näkökulman. Nyt riskejä pitää miettiä laajemmin koko toimitusketjua ajatellen ja ottaen huomioon esim. mahdolliset salakuljetusyritykset, miten järjestetään dokumenttien pääsyn valvonta, turvallinen arkistointi ja dokumenttien hävitys. Henkilökunta on saanut koulutusta esimerkiksi lastitilojen tarkastuksesta, mahdollisten salakuljetuslokeroiden löytämisestä ja ajoneuvojen sinetöintikelpoisuudesta, johon AEO:ssa on määritetty 7 kohdan tarkastuslista. 

SÄHKÖINEN ARKISTOINTI TYHJENTÄÄ ARKISTOVARASTOJA

Viimeisen viiden vuoden aikana asiakirjat ovat muuttuneet yhä nopeammalla tahdilla paperilta sähköisiksi asiakirjoiksi. Aikaisemmin kuljetus- ja tulliasiakirjat arkistoitiin huolellisesti lukittuihin arkistohuoneisiin, joihin vain tietyillä työntekijöillä oli pääsy. Nyt voidaan jo huomata, että fyysisen arkistovaraston tilantarve alkaa vähentyä. Asiakirjojen turvalliseen säilyttämiseen liittyy kuitenkin edelleen riskejä, mutta nyt pääpaino on sähköisten arkistojen turvallisuudessa ja tietojen suojaamisessa. Cargo Handling Groupissa tehtiin viisi vuotta sitten täydellinen IT-ympäristön remontti yhdessä pitkäaikaisen IT-kumppanimme kanssa. Silloin luovuimme viimeisistä fyysisistä palvelimista, yhdistimme oman kuljetusliikkeemme TransPeltolan IT-ympäristön Cargon IT-ympäristöön, otimme käyttöömme sähköiset neuvottelut ja järjestimme turvallisen tavan säilyttää sähköisiä dokumentteja. Ennen ajattelimme olevamme turvassa lukittavien arkistojemme kanssa kaukaisessa Suomessa ja Kouvolassa, mutta nyt kaikkialla pitää varautua kyberuhkiin. Siksi kehitämme koko ajan IT-järjestelmiimme liittyvää turvallisuutta.

Kuvassa vas. Myyntipäällikkö Ritva Ijäs ja Terminaalipäällikkö Kari Miettinen ovat tyytyväisiä kun AEO-projekti saatiin maaliin. Kouvola Cargo Handling Oy sai Tullilta AEOF-valtuutuksen elokuussa 2025.

AEO lyhyesti

• AEO (Authorised Economic Operator) on maailmanlaajuinen kumppanuusohjelma tulliviranomaisten ja talouden toimijoiden välillä. AEO-ohjelma tunnustetaan kaikissa EU-jäsenmaissa.
• Suuri osa maailman tullijärjestön 177 jäsenmaasta toteuttaa omissa maissaan AEO:ta vastaavaa ohjelmaa.
• Suomessa on yhteensä 94 AEO-toimijaa.
• Kouvola Cargo Handling Oy sai AEOF-valtuutuksen elokuussa 2025.
• Oy TransPeltola Ltd:llä on ollut AEOS-valtuutus vuodesta 2016 alkaen.