TULLAUSTEN RUUHKAU­TUMINEN RATKAISTIIN TÖIDEN SUUNNITTELULLA

Ammattitaitoinen huolitsija osaa pitää logistiikassa langat käsissään. Hän varmistaa, että asiat tehdään oikeaan aikaan eikä turhia viivytyksiä tule. Maahantulo­vaiheessa lastien tullaaminen saattaa kuitenkin aiheuttaa päänvaivaa asiakkaille, kun samaan aikaan saapuvat laivat ja useiden asiakkaiden yhtä aikaa saapuvat lastit ruuhkauttavat huolitsijoiden työpöydät. Ilman tullausta lastit jäävät satamaan odottamaan.

Cargo Handling Groupilla tullausten ruuhkautuminen ratkaistiin töiden suunnittelulla ja tullausten hyvällä ennakko­valmistelulla. Jokaiselle asiakkaallemme on myös nimetty huolitsija, joka vastaa tullausten sujuvuudesta alusta loppuun. Huolitsijamme Riikka Häyrynen kertoo tässä blogissa omasta työstään. Nopeatempoisuus sekä vaihtuvat tilanteet ovat Riikan mielestä parasta huolitsijan työssä ja tekevät työstä mielenkiintoisen. Riikka myös kertoo miten digitalisaatio on mullistanut huolinta-alaa ja miten sähköiset järjestelmät helpottivat huolintatyötä.

NIMETTY HUOLITSIJA VASTAA TULLAUSTEN SUJUVUUDESTA

Tullaaminen saattaa aiheuttaa joskus pullonkauloja ja ruuhkaantumista logistiikkaketjussa. Jos useampi laiva saapuu samanaikaisesti satamaan, huolitsijoilla on kova työ tullausruuhkan purkamisessa. Cargo Handling Group otti tämän haasteena ja mietti, miten voimme nopeuttaa omien asiakkaidemme tullausten läpimenoaikoja. Olemme panostaneet töiden suunnitteluun ja oikea-aikaiseen tekemiseen tullauksissa. Huolitsijamme Riikka Häyrynen kertoo, että jokaisella Cargo Handlingin asiakkaalla on oma nimetty huolitsija, joka vastaa tullausten sujuvuudesta. Hän tuntee hyvin asiakkaan liiketoiminnan ja pitää heihin yhteyttä. Huolitsija tekee tullaukset hyvissä ajoin ennen laivan saapumista valmiiksi ja hankkii ajoissa tarvittavat asiakirjat. Kun laiva saapuu satamaan, huolitsijan tehtäväksi jää vain lähettää ennakkoon valmisteltu tullaussanoma Tullin järjestelmään. Jos Tulli ei pyydä lisäselvitystä tullaukseen liittyen tai halua tarkastaa tavaraa, lasti voi heti jatkaa matkaa ilman turhaa odotusta.

TULLI-ILMOITUKSET LEIMATTIIN TULLISSA

Riikka Häyrynen tuli Cargo Handling Groupille huolitsijaksi 17 vuotta sitten. Aluksi Riikka hoiti tullivaraston kirjanpitoa Cargo Handling Groupin varastossa entisen Voikkaan paperitehtaan varastossa. Tuolloin melkein kaikki Kymenlaakson varastot pullistelivat tullaamatonta transito-elektroniikkaa, jotka lastattiin varastoilta edelleen Venäjälle. Transito-liikennettä hoidettiin vielä aika yksinkertaisilla ohjelmistoilla ja paljon tehtiin manuaalista tallennustyötä. Riikka muistaa vielä hyvin, kun huolitsijat täyttivät joka päivä kymmeniä Tir Carnet passitusasiakirjoja. Monisivuisen Tir Canet passitusvihkon sivujen väliin laitettiin kalkkeeripaperit, jotka jäljensivät tekstin ”tirrin” seuraaville sivuille vähentäen näin manuaalista kirjoitustyötä. Muutenkin tulli-ilmoitukset tulostettiin paperille ja leimattiin Kouvolan tullissa vielä pitkään 2000-luvulla. Ainoastaan T1-passituksia alettiin lähettämään Tullin EDI-sanomana vuodesta 2003 alkaen.  

HUOLITSIJOIDEN TYÖ MONIPUOLISTUI

Transito-boomin jälkeen huolitsijoiden työ Cargo Handling Groupilla monipuolistui ja sähköiset järjestelmät kehittyivät kovaa vauhtia. Varastologistiikan sekä Paperi- ja kartonkilastausten alkamisen myötä Cargo Handlingillä alettiin tekemään enemmän vientitullauksia ja volyymien kasvaessa mukaan tuli myös EDI-sanomaliikenne asiakkaan kanssa. Rautatieliikenne Venäjälle ja tuonti Venäjältä lisääntyivät 2010-luvulla ja sen myötä myös vienti- ja tuontitullausten määrä lisääntyi. Tuolloin kaikki tulli-ilmoitukset tehtiin jo sähköisesti.

Riikka Häyrynen kokee, että uransa alkuaikoina ns. transito-huolitsijana työ Cargo Handlingilla oli hyvin yksipuolista verrattuna nykyiseen, vaikka käsittelymäärät olivat silloin valtavat. Nyt Riikan työtehtäviin kuuluvat monipuoliset vienti- ja tuontitullaukset sekä kuljetusten, lastausten ja purkausten järjestelyt.

TÖIDEN ORGANISOINTI AUTTAA KIIREESSÄ

Huolitsijan työssä tyypillistä on se, että työt eivät jakaudu tasaisesti joka päivälle tai päivän jokaiselle tunnille. Joskus tulee selviä kiirehuippuja. Jos työtä tulee kerralla paljon, se on joskus stressaavaa. Töiden organisointi kuitenkin auttaa kiireessä. Riikka Häyrynen on tehnyt huolitsijan työtä jo niin pitkään, että töiden organisointi on hänelle helppoa. Hän osaa priorisoida kiireisimmät työtehtävät ja arvioida omaan ajankäyttöään hyvin. ”Pikkujutun voi aina hoitaa heti alta pois ja jatkaa sitten isomman kokonaisuuden parissa”, Riikka sanoo.  

YHTEISPELI TOIMII HUOLITSIJOIDEN JA VARASTON VÄLILLÄ

Riikka haluaa nostaa esille Cargo Handling Groupin huolitsijoiden ja varaston henkilökunnan hyvän yhteishengen. Yhteispeli huolitsijoiden ja varaston välillä toimii. ”Töitä ja aikatauluja suunnitellaan yhdessä ja kommunikointi on mutkatonta. Kaveria autetaan ja ongelmia ratkotaan yhdessä”, Riikka kehuu ja toteaa hyvän yhteishengen näkyvän myös asiakkaille hyvänä asiakaspalveluna. 

DIGITALISAATIO SUURIN MUUTOS HUOLINTA-ALALLA

Riikka Häyrynen kertoo, että digitalisaatio on ollut suurin muutos huolinta-alalla hänen uransa aikana. Tullissa alkoi 2000-luvun alussa uusien tullausjärjestelmien rakentaminen ja sanomaliikenteen testaukset. Viennit, tuonnit ja passitukset muuttuivat pikkuhiljaa sähköisiksi. Sitä ennen huolitsijat kävivät Tullissa leimauttamassa paperilomakkeita.

”Sähköiset järjestelmät ovat helpottaneet valtavasti käytännön työtä”, Riikka sanoo. Järjestelmät ovat myös mahdollistaneet esim. tullausten tekemisen mille tahansa rajapaikalle etänä, vaikka meiltä Kouvolasta käsin. Järjestelmäkehityksessä mukana pysyminen on Riikan mielestä hänen työssään sekä haasteellista että mielenkiintoista. Järjestelmät muuttuvat koko ajan fiksummiksi ja opastavat käyttäjää. Olisi mahdotonta kuvitella paluuta paperilomakkeiden ja leimojen maailmaan.

Yhteydenpito asiakkaiden kanssa on myös muuttunut. Vielä 10 vuotta sitten puhelimet pirisivät huolitsijan toimistossa koko ajan, mutta nyt asiat, joilla ei ole ihan tulipalokiirettä, hoidetaan mieluummin sähköpostilla tai viestisovellusten kautta. ”Viesti tavoittaa asiakkaan silloin kun hänellä on sopiva aika paneutua asiaan. Soittamiseen on tullut suurempi kynnys ja puhelimitse ihmisiä on hankalampi tavoittaa nykyään”, Riikka sanoo. Kiireelliset asiat hoidetaan kuitenkin nykyäänkin puhelimella, jotta saadaan nopeasti selväksi.   

Riikka Häyrynen, huolitsija

• Aloitti huolitsijana v. 2007
• Huolitsija mm. järjestää kuljetuksia, tekee tullauksia, laatii kuljetusasiakirjoja
• Kivaa töissä: Cargo Handlingin mahtava työporukka ja yhteishenki, jokainen päivä on erilainen
• Hauska muisto töistä: Turkkilainen kuljettaja yöpyi Cargo Handlingin parkissa Kouvolassa. Yön aikana häneltä oli varastettu trangia-keitin. Kuljettaja kävi tosi kuumana ja epäili varkaudesta muita parkissa olleita kuljettajia. Kuljettaja vaati paikalle poliisia selvittämään asiaa. Poliisi ei tullut paikalle, mutta turkin kielen tulkkausapua saimme kouvolalaiselta pitserian omistajalta. Kuljettaja pääsi katsomaan valvontakameran tallenteita toimistolle ja kahvikupin äärellä suurin suuttumus hävisi. Valitettavasti trangian varkaus ei kuitenkaan selvinnyt.